por Steven Fiore
Toda empresa necesita una estrategia para gestionar tus datos, y esa estrategia debe incluir un plan de retención de datos. Antes de establecer una política de conservación de datos, es importante comprender su finalidad y cómo puede contribuir a los objetivos de la organización.
Hay cuatro valores que impulsan a la mayoría de las empresas a hacer cualquier cosa:
- Ganar dinero y aumentar los ingresos
- Ahorrar dinero reduciendo costos
- Porque deben cumplir la normativa
- Porque quieren utilizar la empresa como plataforma para el bien social
Aunque cada uno de estos valores estará representado en cualquier organización, una investigación suele revelar que uno o dos de ellos eclipsan al resto. Qué valores son los más importantes variará de una organización a otra.
Las organizaciones deben empezar por establecer claramente los objetivos de su política de datos y, a continuación, crear una política que respalde esos objetivos. Ayudamos a las empresas a desenterrar los motores empresariales para que las políticas de datos puedan contribuir a los valores y objetivos de la empresa en lugar de competir con ellos.
En este post, exploramos las mejores prácticas para establecer y mantener una política de retención de datos a través de la lente de estos impulsores empresariales.
¿Cuáles son los objetivos de su política de conservación de datos?
Valor: Ganar dinero
Las empresas que dependen de los ingresos publicitarios, como Google y Facebook, quieren conservar tantos datos como sea necesario para maximizar las oportunidades de ingresos.
Las empresas que explotan tus datos pueden detectar tendencias que les permitan mejorar tus productos, mejorar la experiencia del cliente (fidelizándolo a la marca) y descubrir oportunidades de ingresos que de otro modo habrían permanecido ocultas.
En ambos casos, la política de retención de datos debe centrarse en qué datos pueden contribuir a los ingresos y cuántos de ellos son necesarios. Equilibrar los datos agregados frente a los datos más granulares es la clave para retener suficientes datos para lograr tus objetivos sin retener datos innecesarios que añadan costos, complejidad y riesgos para la seguridad o la privacidad.
Valor: Ahorrar dinero
Muchas empresas se centran en la cuenta de resultados y dan prioridad a la eficiencia para evitar perder tiempo, dinero y energía.
Las empresas que quieren ahorrar dinero pueden utilizar la conservación de datos para que la organización sea más eficiente. Aunque el almacenamiento de datos es barato, no es gratis, y el acceso puede ser más caro que el almacenamiento. Así que, para una organización que quiere que tus políticas de datos ayuden a ahorrar dinero, la política podría centrarse en retener sólo los datos que son necesarios para evitar el almacenamiento adicional y los gastos generales de gestión.
Además, conservar más datos de los necesarios puede suponer una responsabilidad legal. Contar con una política de conservación y eliminación de datos puede reducir los gastos legales en caso de un proceso de descubrimiento legal.
Los datos también tienen un costo de eficiencia: cuantos más datos se tengan, más lento será el proceso de búsqueda y uso de esos datos. Así pues, las políticas de conservación de datos pueden y deben formar parte de una estrategia de gobernanza de datos destinada a hacer que los datos que se conservan sean lo más eficientes posible de gestionar y utilizar.
Valor: Cumplir la normativa
Muchos sectores tienen tus propias normativas, mientras que otras son transversales. Las empresas que deben tener una política de retención de datos pueden necesitarla para cumplir con las leyes que rigen la retención de datos, como la Ley Sarbanes Oxley, la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) o la IRS 1075. Incluso las empresas con sede en EE.UU. pueden estar sujetas a la legislación internacional, como el Reglamento General Europeo de Protección de Datos (GDPR), y las empresas que tienen clientes en California necesitan entender cómo la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) puede afectar a la retención de datos. Los organismos públicos de Estados Unidos también están sujetos a la Ley de Libertad de Información y algunos estados tienen leyes "Sunshine" que van incluso más allá.
Las empresas motivadas por compliance necesitarán que su política de conservación de datos refleje los requisitos federales, estatales y locales, y deberán documentar el cumplimiento de dichos requisitos.
Valor: La empresa como plataforma para el bien social
Tanto si una organización se estableció como una marca activista como si se ha visto atraída por la responsabilidad social a medida que la demanda de los inversores ha aumentado la responsabilidad social, muchas empresas están encontrando formas de utilizar los datos para comprender su impacto social y medioambiental. A menudo también se informa sobre este impacto a través de informes de Gobernanza Social y Medioambiental (ESG), Proyectos de Divulgación del Carbono y estructuras de información como el GRESB (Global Real Estate tustainability Benchmark).
En estos casos, las organizaciones que utilizan su negocio como plataforma para el bien social pueden identificar métricas clave, como el consumo de energía o los datos de contratación, que pueden utilizarse para elaborar informes sobre responsabilidad social.
Para terminar
Si comprende los valores y prioridades de su organización, podrá asegurarse de que tus políticas respaldan esos valores. Todas las empresas tienen datos que recopilar, gestionar y eliminar, por lo que es fundamental disponer de una hoja de ruta sobre cómo abordar los requisitos de datos actuales y futuros. Este marco es un punto de partida para ese esfuerzo, porque no hay nada peor que esforzarse por aplicar una política compleja, sólo para descubrir que aleja a la empresa de tus objetivos.
Recursos adicionales:
