por Steven Fiore
Ayudamos a las organizaciones a implantar una solución unificada de gobernanza de datos que les ayude a gestionar y gobernar tus datos locales, en varias nubes y SaaS. La solución de gobernanza de datos siempre incluirá una política de retención de datos.
Al planificar una política de retención de datos, debe ser implacable a la hora de formular las preguntas correctas que guiarán a su equipo hacia resultados procesables y medibles. Al abordar las políticas de retención de datos como parte del esfuerzo unificado de gobernanza de datos, puede crear fácilmente un enfoque holístico y actualizado para la retención y eliminación de datos.
Pasos para crear una política eficaz de conservación de datos
Idealmente, cualquier grupo que cree, utilice o disponga de datos de cualquier forma participará en la planificación de datos. Los trabajadores sobre el terreno que recopilan datos, los empleados de back-office que los procesan, el personal de TI responsable de transmitirlos y destruirlos, los departamentos jurídico, de RRHH, de relaciones públicas, de seguridad (cibernética y física) y cualquiera que tenga un interés en los datos debe participar en la planificación de su conservación y eliminación.
Inventario de datos
El primer paso consiste en saber de qué datos se dispone actualmente. Gracias a décadas de silos organizativos, muchas organizaciones no comprenden todos los datos que han acumulado. Realizar un inventario de datos o un descubrimiento unificado de datos es un primer paso fundamental.
Revisar la normativa sobre conservación de datos
A continuación, debe comprender los requisitos de la normativa o normativas aplicables en su sector y región geográfica para que su política de planificación y conservación de datos tenga en cuenta los requisitos de cuompliance. Independientemente de los valores de su organización, el cumplimiento es obligatorio y debe entenderse.
Reconozca los riesgos de tus datos
A continuación, las empresas deben identificar en qué casos la conservación de datos puede estar costando a la empresa o introduciendo riesgos. Comprender el riesgo y las ineficiencias de los procesos de datos actuales puede ayudar a identificar qué debe conservarse y durante cuánto tiempo, y cómo deshacerse de los datos cuando caduque la retención.
Si el objetivo es aumentar los ingresos o contribuir a los objetivos sociales, entonces debe comprender qué datos ofrecen esa posibilidad y cuántos datos necesita para que el análisis merezca la pena. El Machine Learning requiere grandes cantidades de datos durante largos periodos de tiempo para aumentar la precisión del aprendizaje, por lo que si los resultados del Machine Learning y la inteligencia artificial son clave para su oportunidad de ingresos, necesitará más datos de los que necesitaría para utilizar la inteligencia empresarial tradicional para los cuadros de mando y la toma de decisiones.
¿Qué tipos de datos deben incluirse en la política de conservación de datos?
Los tipos de datos incluidos en la política de conservación de datos dependerán de los objetivos de la empresa. Las empresas deben tener en cuenta qué datos no necesitan incluir en tus políticas. Conservar y gestionar datos innecesarios cuesta tiempo y dinero a las organizaciones, por lo que identificar los datos que pueden eliminarse es importante y, con demasiada frecuencia, se pasa por alto.
Las empresas deben considerar qué tecnologías de innovación se incluyen en su hoja de ruta digital. Si el Machine Learning, la inteligencia artificial, la automatización robótica de procesos y/o la automatización inteligente de procesos están en su hoja de ruta tecnológica, querrá una estrategia de retención y eliminación de datos que alimente los modelos de aprendizaje cuando esté listo para construirlos. El Machine Learning podría influir en las políticas de retención de datos, Internet de las Cosas puede afectar a qué datos se incluyen, ya que tiende a crear enormes cantidades de datos. La automatización robótica o inteligente de procesos es otro ejemplo en el que la comprensión de qué datos son más esenciales para los procesos altamente repetibles podría dictar qué datos se conservan y durante cuánto tiempo.
Una nota final es considerar las fuentes de datos no tradicionales y si deben incluirse. ¿Es necesario incluir los mensajes de voz o las grabaciones de reuniones? ¿Y las fotografías que puedan almacenarse junto con los documentos? ¿Las grabaciones de las cámaras de seguridad? ¿Registros de IoT o de servidores? ¿Metadatos? ¿Pistas de auditoría? La lista continúa, y cuanto antes se tengan en cuenta estos tipos de datos, más fácil será gestionarlos.
Errores comunes en las estrategias de conservación de datos
La paradoja es que los dos mayores errores que cometen las organizaciones a la hora de elaborar una política de conservación de datos son o bien no dedicar suficiente tiempo a la planificación o dedicar demasiado tiempo a la planificación. Dedicar demasiado tiempo a la planificación puede llevar a la parálisis por análisis y a que se produzca una catástrofe de datos antes de que pueda aplicarse una solución. Una forma de mitigar este riesgo es adoptar un enfoque iterativo para poder aprender de los pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes.
Un error típico de las organizaciones a la hora de elaborar una política de conservación de datos es que no comprenden tus objetivos desde el principio. Las organizaciones necesitan empezar por establecer claramente los objetivos de su política de datos, y luego construir una política que apoye esos objetivos. Aquí hablamos de la relación entre los objetivos de la empresa y las políticas de datos.
Otro escollo importante en el que caen las organizaciones cuando elaboran una política de conservación de datos es que no comprenden tus datos, dónde viven y cómo están interrelacionados. Conservar datos innecesariamente es tan malo como deshacerse de los datos que se necesitan, y en las organizaciones muy compartimentadas, las interdependencias de los datos pueden no salir a la luz hasta que de repente falten datos necesarios o hasta que los datos que deberían haberse eliminado aparezcan en un descubrimiento legal. Esto se mitiga en parte incorporando a las personas adecuadas al proceso de planificación, de modo que se pueda comprender el panorama completo de las implicaciones de los datos en la organización.
Soluciones de política de conservación de datos de Kopius
El futuro de la eficacia empresarial está impulsado por el análisis avanzado de datos y la información. Empresas de todos los tamaños están incluyendo estrategias de datos en su hoja de ruta de transformación digital, que debe incluir la gobernanza de datos, la gestión de datos, la planificación y el análisis empresarial y la previsión inteligente. Comprenda tus objetivos y valores empresariales y, a continuación, elabore las políticas de retención de datos adecuadas para usted.
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