Cualquier empresa que quiera mantenerse a flote debe estar preparada para adaptarse o arriesgarse a quedarse atrás. En la vertiginosa era de la tecnología, esta evolución suele venir en forma de transformación digital. Esta estrategia digital orienta a las organizaciones hacia la mejora de los procesos y la entrega de más valor a los clientes. Combina las nuevas tecnologías con cambios culturales que promueven la innovación y la adaptación continua. Independientemente de su sector, la transformación digital está allanando el camino como una necesidad para las empresas modernas.
Para definir la transformación digital, tenemos que fijarnos en cómo utilizan las empresas sus recursos. Una estrategia de transformación digital utiliza tecnologías para cambiar fundamentalmente el modo en que una empresa opera y aporta valor. Puede implicar una serie de objetivos, como adaptarse a la evolución de las condiciones del mercado o mejorar su capacidad para satisfacer las demandas de los clientes. Sea cual sea el objetivo, una solución de transformación digital exige un cambio fundamental a todos los niveles.
Sin embargo, la transformación digital va más allá de la sustitución de procesos obsoletos por tecnología más moderna, aunque ese paso es fundamental. Se trata también de cuestionar "la forma en que siempre se ha hecho" e impulsar a la empresa hacia una mentalidad más ágil y abierta a la experimentación y la innovación. Es posible que los empleados tengan que aceptar la posibilidad de fracasar, y las empresas deben adoptar nuevas prácticas antes de que sus competidores ya las hayan implantado. La transformación digital replantea las prácticas probadas y busca nuevos métodos de mejora continua.
Esta aceptación de nuevas ideas ilustra la necesidad de un desarrollo tanto cultural como tecnológico, señas de identidad de un proceso de transformación digital con éxito.
Otro aspecto crucial es la falta de un punto final claramente definido. Centrada en la innovación, la transformación digital no termina cuando se implanta un nuevo software o se alcanzan los objetivos de eficiencia. Se trata más bien de un viaje para construir y mantener una cultura ágil. Las organizaciones buscan formas de mejorar continuamente la experiencia del cliente y los procesos operativos.
¿Por qué es importante la transformación digital?
La transformación digital es crucial para las empresas de hoy en día. La tecnología seguirá evolucionando, y las empresas que adopten la transformación estarán en condiciones de utilizarla para alcanzar sus objetivos en lugar de jugar a ponerse al día o resistirse al cambio.
Aunque no sienta que necesita cambiar, la transformación digital se ha convertido en una cuestión de resiliencia. La adaptación garantiza que dispones de los recursos y la mentalidad necesarios para capear las tormentas y las variaciones del mercado, porque lo más probable es que tus competidores ya estén ahí.
Incluso después de la transformación inicial, debe ser capaz de adoptar las nuevas tecnologías a medida que aparecen y utilizarlas para ayudar a cumplir sus objetivos empresariales. Puesto que no sabemos lo que nos depara el futuro, este enfoque ágil permite a las organizaciones seguir el ritmo de la incertidumbre y la innovación, mejorando las experiencias de los clientes y los resultados operativos con cambios que abarcan todas las partes de la empresa.
Una cultura ágil consiste en ser flexible y receptivo... esta flexibilidad es clave en la transformación digital, donde las cosas se mueven rápido y ser capaz de pivotar y ajustar las cosas basándose en la retroalimentación en tiempo real puede marcar una gran diferencia.
Alex Arroyo, Director de Proyectos de Kopius
Antes de abordar una transformación, las empresas deben comprender con precisión los modelos de transformación digital para aplicar una estrategia que se adapte a su organización. Estas tácticas dependen de saber cómo se aplicará la transformación digital a un negocio concreto, como sus objetivos previstos y la cultura de la empresa.
Los beneficios de la transformación digital
Aunque la transformación digital es una necesidad, también tiene muchas ventajas para sus usuarios, como:
Mayor eficiencia: Las tecnologías digitales facilitan una mayor productividad o la reducción de la demanda de mano de obra. La automatización y la inteligencia artificial (IA), por ejemplo, están ganando popularidad rápidamente en todas las estrategias empresariales, eliminando procesos manuales, resolviendo problemas de forma inteligente y permitiendo a los empleados cualificados centrarse en tareas más importantes. Las tecnologías de transformación digital son especialmente buenas a la hora de eliminar tareas repetitivas, de modo que los miembros de su equipo puedan trabajar al máximo de sus capacidades.
Oportunidad para la innovación: Adoptar la transformación digital le permite adelantarse a la competencia y consolidarse como líder en su sector. Favorece la agilidad y la capacidad de respuesta, para que pueda aprovechar las nuevas tecnologías, tendencias e ideas que le ayuden a destacar. Para algunas empresas, una ventaja supone la diferencia a la hora de superar a sus competidores.
Mejora de la experiencia de clientes y empleados: Tanto los clientes como los empleados esperan recursos fluidos y sin fisuras. Los clientes quieren experiencias consistentes y positivas en cada punto de contacto, mientras que los empleados quieren las herramientas adecuadas para ayudarles a trabajar lo mejor posible. Estas demandas son un motor importante para las estrategias de transformación digital y las sofisticadas funciones que las acompañan.
Mejora de la comunicación: El éxito de la transformación digital depende de que todos estén en la misma página. Muchas estrategias digitales ofrecen recursos para aumentar la visibilidad, la transparencia y la comunicación entre los empleados, por lo que este elemento es una parte importante de cualquier estrategia de transformación digital.
Mitigación del riesgo: Aunque una mentalidad más experimental conlleva cierto riesgo, el proceso de transformación digital puede minimizarlo al proporcionar una posición más ágil. Las empresas que dan prioridad a lo digital pueden responder a la volatilidad y las perturbaciones con modelos de negocio que pueden pivotar según sea necesario.
Claves para el éxito de la transformación digital
Aunque los objetivos y la naturaleza de la transformación digital variarán según la empresa, los siguientes elementos clave destacan como partes necesarias de la ecuación.
1. Estrategias digitales que capacitan a los trabajadores
Como es lógico, la transformación digital requiere las mejores herramientas digitales. Estos recursos deben hacer que la información sea accesible en todos los departamentos, proporcionando tecnologías digitales multifuncionales que apoyen la eficiencia, la experiencia del cliente y otros aspectos de sus objetivos de transformación. Alinear las estrategias digitales con sus necesidades específicas puede ser desalentador, así que invierta tiempo y energía en encontrar los recursos adecuados.
2. Nuevos procedimientos operativos para incorporar la tecnología digital
Es probable que sus antiguos procedimientos operativos sean inadecuados para sus nuevos procesos. Recuerde que la transformación digital requiere cambios fundamentales, por lo que los nuevos procedimientos operativos guiarán a los trabajadores a través de los nuevos sistemas al tiempo que reflejan estas nuevas formas de pensar.
3. Líderes comprometidos y expertos en tecnología
La transformación digital depende de líderes comprometidos a todos los niveles que se impliquen plenamente en el nuevo enfoque. Deben comprender el objetivo de la transformación digital y encarnar el movimiento en sus comunicaciones y actividades habituales. Estos líderes también deben tener los conocimientos técnicos adecuados para comprender plenamente cómo integrar las nuevas tecnologías y procesos en sus flujos de trabajo. Los líderes pueden ser ejecutivos, supervisores e incluso trabajadores elegidos para defender la causa.
4. Comunicación y colaboración sólidas
Cualquier empresa que intente la transformación digital debe ir a por todas. Un enfoque "a medias" es inadecuado, por lo que es fundamental comunicar los objetivos e ideales que impulsan la transformación. También tendrá que hablar de los detalles, mostrando a los miembros del equipo cómo estos nuevos recursos contribuyen a modernizar la organización. Profundice en cómo los cambios culturales respaldan los objetivos a largo plazo de la empresa y su dedicación al enfoque digital.
Comunicación deficiente: Hemos mencionado antes que una buena comunicación es clave para el éxito de un programa de transformación, y muchos de los intentos que no prosperan tienen que ver con una comunicación deficiente. Desde el principio, los directivos deben determinar qué significa "digital" para ellos. En una organización, puede significar prescindir del papel, mientras que otra puede utilizarlo para implantar procesos ágiles. Con tanta ambigüedad, es crucial una comunicación sólida desde los niveles más altos: deben definir qué significa la transformación para la empresa y cómo debe producirse.
Medición inadecuada: Como muchas estrategias empresariales, las mediciones cualitativas y cuantitativas deben guiar el proceso. Es posible que ya utilice indicadores clave de rendimiento (KPI). Siga utilizándolos y evalúe cuáles son los más relevantes para la transformación digital y cree otros nuevos si es necesario. Si su objetivo, por ejemplo, es mejorar la experiencia del cliente mediante un nuevo sistema de asistencia técnica, podría prestar especial atención a su puntuación neta de promotores. Si estás priorizando la eficiencia, la velocidad de resolución de tickets puede ser más relevante.
Desajuste cultural: La gente suele equiparar la transformación digital con la implantación de herramientas de alta tecnología, pero las empresas también deben hacer hincapié en el cambio de mentalidad. La transformación debe centrarse en la agilidad y la capacidad de respuesta, con ideas que cambien junto con la tecnología digital. Deben producirse cambios culturales en toda la organización para ayudar a fomentar la innovación y las nuevas ideas apropiadas para un lugar de trabajo moderno. Muchas empresas que fracasan en la transformación digital lo hacen porque no hacen hincapié en el cambio cultural que conlleva.
Estrategias de transformación digital
Dependiendo de sus objetivos, su solución de transformación digital puede adoptar muchas formas diferentes. Algunas estrategias populares para los modelos de transformación digital podrían centrarse en:
Procesos empresariales: Este tipo de transformación digital ajusta el flujo de trabajo diario y la forma en que los trabajadores acceden a la información. Puede implicar una gran automatización de los procesos manuales y la recopilación de información fiable y basada en datos que pueda orientar las decisiones empresariales. La revisión de los procesos empresariales puede ayudarle a minimizar costes, mejorar la calidad del producto y aumentar la eficiencia con procedimientos más rápidos e informados.
Dominios industriales: Si su marca se limita tradicionalmente a un mercado, puede buscar un modelo de transformación digital que le ayude a ampliar su oferta. Una tienda de fitness, por ejemplo, podría utilizar estrategias digitales para crear una aplicación de fitness y vender entrenamientos virtuales para atraer a los clientes y construir su imagen de marca. Ampliar los límites de la marca es una tarea que suele recaer en la transformación digital.
Modelos de negocio: Una transformación que afecte a todo el modelo de negocio puede ser drástica pero necesaria. Este enfoque adapta su modelo actual a un nuevo entorno digital, ya sea un entorno que está creando de nuevo o uno que simplemente no ha funcionado bien con sus antiguos procesos. Puede que sea necesario probar nuevas formas de operar, incluso aquellas que nadie en el sector ha hecho todavía. En algunos casos, esta transformación puede trastornar sectores enteros.
La cultura: Adaptarse al mundo digital es difícil para algunas personas y empresas. Una transformación cultural se centra en alinear la cultura de una empresa con las ideas progresistas de una organización que da prioridad a lo digital. Requiere una amplia educación y formación, nuevos procesos de incorporación y actividades y procesos que apoyen la colaboración. Este tipo de transformación proporciona a su equipo los recursos necesarios para integrar la tecnología digital en todos los aspectos de la jornada laboral y maximizar sus beneficios.
La nube: Una transformación en la nube consiste en trasladar sistemas a entornos en la nube. Puede que sólo lo necesite para unas pocas aplicaciones o servicios, o puede que lo traslade todo. Una infraestructura basada en la nube ayuda a mejorar el acceso y almacenamiento de datos, la flexibilidad y la escalabilidad. Ofrece un sistema más centralizado y visible y puede crecer junto con su empresa.
Por supuesto, los límites entre estos estilos de transformación no son rígidos. A menudo se difuminan y se solapan, por lo que identificar qué estrategia de transformación digital es la adecuada para sus objetivos y necesidades puede ayudarle a mejorar sus posibilidades de éxito.
Ejemplos de transformación digital
Las estrategias digitales disponibles en los distintos sectores afectan a menudo a la naturaleza de la transformación digital y a su necesidad. Estas son algunas de las formas en que las empresas de determinados campos o departamentos pueden abordar la transformación digital.
1. Sanidad
El sector sanitario ha experimentado una espectacular transformación tecnológica. Desde los controles en línea hasta las citas de telesalud, los médicos utilizan ahora la tecnología digital para mejorar las experiencias y los resultados en todas las especialidades. En Kaiser Permanente, por ejemplo, alrededor de un tercio de las visitas de atención ambulatoria en 2022 se produjeron a través de llamadas telefónicas o videollamadas. Apoyar este nivel de atención virtual requiere un cambio importante en la infraestructura y la mentalidad.
Una organización sanitaria puede utilizar la transformación digital para utilizar e integrar mejor las nuevas tecnologías y ayudar a los médicos a utilizar eficazmente estas nuevas estrategias en su flujo de trabajo. Con sistemas capaces y fáciles de usar, las empresas sanitarias suelen mejorar los resultados y la experiencia del paciente, al tiempo que ayudan a los proveedores a trabajar de forma más eficiente.
2. Atención al cliente
A medida que la IA y las plataformas de autoservicio han mejorado, muchas empresas con sistemas de atención al cliente han renovado la forma en que sus clientes obtienen ayuda. Con la transformación digital, una empresa puede reducir las demandas de su lento y laborioso centro de atención telefónica en favor de un portal de asistencia para que los clientes lo utilicen por sí mismos. Los clientes pueden iniciar una solicitud de devolución, hacer un seguimiento de su pedido o buscar cuestiones técnicas frecuentes para solucionar el problema en una base de conocimientos en línea. El nuevo sistema puede añadir eficiencia al tiempo que mejora la experiencia del cliente.
3. Ventas y contabilidad
Las ventas y la contabilidad dependen de muchos procesos que las estrategias digitales pueden acelerar y perfeccionar. Una transformación digital en estos campos suele conllevar programas que pueden automatizar los cálculos y las comunicaciones. Por ejemplo, el uso de hojas de cálculo tradicionales para el seguimiento de las ventas probablemente daría lugar a errores y procesos lentos. Pasarse a un sistema basado en la nube, como una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM), ofrece eficiencia y simplicidad. Los representantes pueden seguir fácilmente las interacciones, generar presupuestos y comunicarse con los clientes sin perder tiempo en papeleo.
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La transformación digital es una necesidad para las organizaciones de todo tipo, ya que ofrece la agilidad y los recursos modernos necesarios para competir en el entorno empresarial actual. Aun así, implica un esfuerzo dedicado y concertado con el tipo adecuado de talento guiando la carga. Se necesita de todo, desde ingenieros de software hasta científicos de datos y estrategas de marca. En Kopius, Inc. le ayudaremos a reunir el equipo adecuado y a consolidar un programa de éxito con nuestros servicios de transformación digital.
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